ประเภทของเครื่องมือสืบค้น

ประเภทของเครื่องมือสืบค้น

เครื่องมือค้นสารสนเทศจำแนกเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆดังนี้

2.1 เครื่องมือสืบค้นสารสนเทศด้วยมือ หมายถึง เครื่องมือสืบค้นที่บันทึกรายละเอียดของรายการสารสนเทศไว้ในรูปแบบที่ผู้ใช้ต้องสืบค้นด้วยมือ ส่วนใหญ่มักบันทึกในรูปแบบสิ่งตีพิมพ์ เช่น บัตรรายการ (Card catalog) หรือมีลักษณะเป็นเล่ม (Book catalog)  บัตรรายการ (Catalog card) หมายถึง บัตรที่แจ้งรายละเอียดต่าง ๆ เกี่ยวกับหนังสือ สิ่งพิมพ์อื่นๆ ตลอดจนโสตทัศนวัสดุที่มีในห้องสมุด เพื่อให้ผู้ใช้ทราบข้อมูลต่าง ๆ เช่น ชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง ครั้งที่พิมพ์ สถานที่พิมพ์ ผู้จัดพิมพ์ ปีพิมพ์ เป็นต้น นอกจากนี้ยังมีเลขเรียกหนังสือ (Call number) บอกตำแหน่งที่เก็บเพื่อให้หาวัสดุนั้นๆ ได้ถูกที่โดยไม่เสียเวลา บัตรรายการมีขนาดมาตรฐาน คือ 3” X 5” ด้านล่างเจาะรูสำหรับให้แกนเหล็กร้อยบัตรไว้กับลิ้นชักของตู้บัตรรายการเพื่อไม่ให้บัตรสลับที่หรือถูกนำออกจากลิ้นชัก

ประโยชน์ของบัตรรายการ


1. ช่วยให้ค้นหาหนังสือที่ต้องการ เพียงผู้ใช้ทราบชื่อผู้แต่ง ชื่อหนังสือ ชื่อหัวเรื่อง หรือทราบชื่อผู้แต่งร่วม ผู้แปล ผู้รวบรวม ชื่อชุด หรือข้อมูลใดๆ ที่ห้องสมุดพิมพ์ไว้บรรทัดแรกของบัตร ก็สามารถใช้ บัตรรายการประเภทต่างๆที่ห้องสมุดจัดทำขึ้น ได้แก่ บัตรผู้แต่ง บัตรชื่อเรื่อง บัตรหัวเรื่อง หรือบัตรอื่น ๆ ตรวจค้นว่าห้องสมุดมีหนังสือเล่มที่ต้องการหรือไม่
2. บอกตำแหน่งที่อยู่ของหนังสือแต่ละเล่มในห้องสมุด เลขเรียกหนังสือในบัตรรายการจะช่วยให้ผู้ใช้ทราบว่าหนังสือเล่มที่ต้องการอยู่ที่ใดของห้องสมุด
3. เป็นตัวแทนของหนังสือแต่ละเล่มที่มีอยู่ในห้องสมุด รายการต่าง ๆ ในบัตรรายการ ได้แก่ ชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง ครั้งที่พิมพ์ พิมพ์ลักษณ์ บรรณลักษณ์ ชื่อชุด และหมายเหตุ รายการเหล่านี้จะช่วยให้ผู้ใช้ทราบรายละเอียดก่อนได้เห็นตัวเล่มจริง ทำให้สามารถเลือกหนังสือได้ตรงกับความต้องการ
4. รายละเอียดของหนังสือที่บันทึกในบัตรรายการสามารถนำไปรวบรวมเขียนบรรณานุกรมได้ หนังสือบางเล่มส่วนหน้าปกในอาจฉีกขาดหรือหลุดหายไปบางส่วนสามารถดูรายละเอียดในบัตรรายการแทนได้
5. ผู้ที่ต้องการค้นคว้าผลงานของผู้แต่งคนเดียวกัน จะสะดวกอย่างยิ่งถ้าดูจากบัตรผู้แต่ง ทำให้ทราบนามจริงของผู้แต่งที่ใช้นามแฝงด้วย
6. ผู้ที่ต้องการค้นเรื่องใดเรื่องหนึ่ง สามารถใช้บัตรหัวเรื่อง ซึ่งจะบอกชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง และอื่นๆ ที่บันทึกรายการสำคัญของหนังสือไว้ด้วย จะได้หนังสือจำนวนหลายเล่มในเรื่องที่ต้องการ พร้อมทั้งโยงเพิ่มเติมไปยังหัวเรื่องอื่นที่เกี่ยวข้องให้ด้วย
7. บัตรโยงนำผู้ใช้จากชื่อบางชื่อ หรือหัวเรื่องบางหัวเรื่องไปยังชื่อหรือหัวเรื่องที่ถูกต้อง ทำให้ ผู้ใช้สามารถค้นพบสารสนเทศที่ต้องการได้ง่าย


ส่วนต่าง ๆ ของบัตรรายการ


บัตรรายการมีส่วนประกอบดังนี้ คือ


1. เลขเรียกหนังสือ (Call number) เป็นเลขหมายประจำตัวของหนังสือแต่ละเล่ม อยู่มุมซ้ายบนของบัตร ประกอบด้วยเลขหมู่หนังสือ อักษรตัวแรกของชื่อผู้แต่ง และอักษรตัวแรกของชื่อเรื่อง สำหรับบอกตำแหน่งที่จัดเก็บเพื่อให้ค้นได้สะดวก
2. ชื่อผู้แต่ง (Author) อาจเป็นบุคคล องค์การ หรือหน่วยงานที่รับผิดชอบ การลงชื่อผู้แต่ง มีหลักเกณฑ์มากมายแต่ที่ควรทราบคือผู้แต่งที่เป็น ชื่อบุคคลถ้าเป็นคนไทย ให้ลงชื่อตัว และตามด้วยชื่อสกุลกรณีผู้แต่งเป็นชาวต่างประเทศ ให้ขั้นต้นด้วยชื่อสกุลและตามด้วยชื่อตัว ผู้แต่งที่เป็นองค์กรหรือหน่วยงานใช้ตามที่เรียกขาน เช่น กรมศิลปากร สมาคมห้องสมุดแห่งประเทศไทย
3. ชื่อเรื่อง (Title) ใช้ชื่อที่ปรากฏในหน้าปกใน
4. ครั้งที่พิมพ์ (Edition) จะลงรายการตั้งแต่พิมพ์ครั้งที่ 2 เป็นต้นไป
5. พิมพลักษณ์ (Imprint) หมายถึงข้อมูลเกี่ยวกับการพิมพ์ประกอบด้วย


• สถานที่พิมพ์ (Place of publication) ได้แก่ชื่อจังหวัด ที่มีการจัดพิมพ์หนังสือ เช่น กรุงเทพฯ นครราชสีมา
• สำนักพิมพ์ (Publisher) ได้แก่ ชื่อบริษัทห้างร้าน ที่พิมพ์ หนังสือ เช่น ซีเอ็ด ดอกหญ้า ดวงกมล
• ปีที่พิมพ์ (Date of publication) คือตัวเลขของปีที่พิมพ์


6. บรรณลักษณ์ (Collation) คือ รายการแสดงลักษณะของหนังสือ เช่น จำนวนหน้า (Page) จำนวนเล่ม ภาพประกอบ ตาราง แผนภูมิ
7. เลขมาตรฐานหนังสือสากล (International Standard Book Number = ISBN) คือ ตัวเลขที่กำหนดขึ้นแทนชื่อหนังสือ สำนักพิมพ์ และประเทศ มี 10 หลัก สำหรับใช้เป็นรหัสในการติดต่อสั่งซื้อ
8. แนวสืบค้น (Tracing) เป็นข้อความที่บอกให้ทราบว่า บัตรรายการสำหรับหนังสือเล่มหนึ่ง ๆ มีกี่บัตร และมีหัวเรื่องเพิ่มเติมอะไรที่เกี่ยวข้องกัน ทำให้การค้นหาหนังสือเล่มนั้น ๆ ง่ายขึ้น


การสืบค้นสารสนเทศจากบัตรรายการ


ห้องสมุดทุกแห่งมีการจัดทำบัตรรายการหนังสือและทรัพยากรสารสนเทศไว้ เพื่ออำนวยความสะดวกในการค้นหา ฉะนั้นถ้าผู้ใช้ต้องการทราบว่าห้องสมุดมีทรัพยากรสารสนเทศนั้นหรือไม่ ให้ค้นหาจากบัตรรายการวิธีใช้บัตรรายการที่ถูกต้องคือ


1. ใช้บัตรผู้แต่ง เมื่อทราบชื่อผู้แต่ง ผู้แต่งร่วม ผู้แปล บรรณาธิการ ผู้รวบรวม ผู้วาดภาพประกอบ ชื่อนิติบุคคลและบัตรโยงชื่อนิติบุคคล
2. ใช้บัตรชื่อเรื่อง เมื่อทราบชื่อเรื่องหรือชื่อชุดของหนังสือ สำหรับบัตรหลักที่ลงชื่อเรื่องเป็นรายการหลักและลงรายการแบบย่อหน้าคำค้างก็เรียงอยู่ในลิ้นชักบัตรชื่อเรื่อง
3. ใช้บัตรเรื่อง เมื่อไม่ทราบชื่อผู้แต่งและชื่อเรื่องของหนังสือ ให้คิดคำที่ครอบคลุมเนื้อหาของหนังสือที่ต้องการซึ่งจะพบได้ในลิ้นชักบัตรเรื่อง
4. หากไม่พบบัตรที่ตรงกับข้อมูลที่มีแสดงว่าห้องสมุดไม่มีหนังสือเรื่องนั้น หากพบบัตรรายการที่ต้องการ ให้จดเลขเรียกหนังสือจากมุมซ้ายบนของบัตร เพื่อนำไปค้นหาหนังสือจากชั้นหนังสือ ห้ามดึงบัตรรายการออกจากลิ้นชักโดยเด็ดขาด
5. เมื่อใช้บัตรรายการเสร็จแล้วให้นำลิ้นชักบัตรรายการเก็บเข้าตู้บัตร โดยเรียงหมายเลขประจำลิ้นชักบัตรรายการให้ถูกต้องตามลำดับ


2.2 เครื่องมือสืบค้นสารสนเทศด้วยเทคโนโลยี


หมายถึง เครื่องมือสืบค้นที่บันทึกรายละเอียดของรายการสารสนเทศไว้ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ในการบันทึกและสืบค้นสารสนเทศ ทำให้ผู้ใช้สามารถสืบค้นสารสนเทศได้อย่างรวดเร็วและครอบคลุมประเด็นหัวข้อที่ต้องการได้อย่างลึกซึ้งกว้างขวาง

ปัจจุบัน แนวโน้มการใช้เครื่องมือสืบค้นด้วยเทคโนโลยีในห้องสมุดและแหล่งให้บริการสารสนเทศต่างๆ เพิ่มมากขึ้นตามความก้าวหน้าของวิทยาการทางเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ จึงเป็นที่คาดกันว่าในอนาคตเครื่องมือสืบค้นรูปแบบนี้จะเข้ามาแทนที่เครื่องมือสืบค้นด้วยมือ เครื่องมือสืบค้นสารสนเทศด้วยเทคโนโลยีที่ใช้อย่างแพร่หลายในห้องสมุดและแหล่งให้บริการสารสนเทศ จำแนกเป็น 4 ประเภทย่อย ดังนี้


2.2.1 OPAC ย่อมาจากคำว่า Online Public Access Catalog หรือบางครั้งอาจเรียกว่า Online Catalog เป็นเครื่องมือที่บันทึกรายละเอียดข้อมูลบรรณานุกรมของทรัพยากรสารสนเทศที่มีในห้องสมุดไว้ในฐานข้อมูลด้วยระบบคอมพิวเตอร์ในรูปแบบที่ต้องใช้เครื่องอ่าน (Machainereadable format) และให้ผู้สืบค้นสารสนเทศแบบเชื่อมตรงกับฐานข้อมูลจากเครื่องคอมพิวเตอร์ที่เรียกว่า Terminal หรือ workstation ซึ่งผู้ใช้สามารถป้อนคำสำคัญหรือหัวเรื่องที่ต้องการสืบค้นและแสดงผลการสืบค้นได้ทางจอภาพ  นอกจากนี้ บางห้องสมุดได้ออกแบบ OPAC ให้มีลักษณะเป็นกราฟิก (Graphic User Interface-GUI) เพื่อการใช้ที่ง่ายและสะดวกยิ่งขึ้นสำหรับผู้สืบค้นและสามารถเข้าสืบค้นได้โดยผ่านทางบริการประเภทหนึ่งของ Internet คือ World Wide Web ดังนั้นจึงมักเรียก OPAC ที่มีลักษณะดังกล่าว WebPac


การสืบค้นสารสนเทศจาก OPAC ผู้สืบค้นมีทางเลือกในการสืบค้นหลายทาง เช่น


ชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง หัวเรื่อง คำสำคัญ เลขเรียกหนังสือ เป็นต้น ซึ่งผู้สืบค้นทราบข้อมูลส่วนใด ก็เพียงเลือกทางเลือกในการสืบค้น และพิมพ์คำค้นลงไป ระบบจะดำเนินการสืบค้น เมื่อพบรายการที่ต้องการ ระบบจะแสดงผลออกมา นอกจากนี้ ผู้สืบค้นสามารถใช้เทคนิคการสืบค้นขั้นสูง เช่น ตรรกบูลีน หรือการจำกัดการค้นด้วยเขตข้อมูล เข้ามาร่วมในการสืบค้นได้ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโปรแกรมที่ห้องสมุดแต่ละแห่งเลือกใช้ ซึ่งมีคำแนะนำขั้นตอนและวิธีการสืบค้นจะปรากฏบนหน้าจอเสมอ ผู้ใช้เพียงทำตามคำแนะนำที่บอกให้ไปตามลำดับ นอกจากนี้ โดยปกติห้องสมุดจะจัดทำคู่มือแนะนำวิธีการแก้ปัญหาต่างๆ ทีมักพบในการสืบค้นเอาไว้ให้ข้าง ๆ เครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยให้ผู้ใช้เพื่อพบปัญหาในการค้น


นอกจาก OPAC จะใช้ในการสืบค้นหนังสือ หรือทรัพยากรสารสนเทศประเภทอื่นๆ แล้ว ยังได้รวบรวมฐานข้อมูลบทความวารสารภาษาไทย และนำให้บริการสืบค้นผ่านหน้าจอ OPAC ของห้องสมุดด้วย


วิธีการสืบค้นโดยใช้ทางเลือกต่าง ๆ ใน OPAC

1) จากหน้าจอรายการหลักของ OPAC ให้เลือกรายการที่ต้องการจะใช้เป็นทางเลือกในการสืบค้นจากเมนู เช่น ชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง หัวเรื่อง เป็นต้น นอกจากนี้ควรเลือกให้ถูกต้องด้วยว่าต้องการสืบค้นหนังสือ โสตทัศนวัสดุ หรือบทความในวารสาร ตามช่องที่กำหนด
2) ป้อนข้อมูลที่ต้องการสืบค้นตามรายการที่ใช้เป็นทางเลือก เช่น เลือกทางเลือกผู้แต่ง พิมพ์ชื่อผู้แต่ง เลือกทางเลือกสำคัญ พิมพ์ คำสำคัญ ที่ต้องการสืบค้น เป็นต้น ลงในช่องสี่เหลี่ยม แล้วคลิกเม้าส์ที่คำว่า ค้นหา
3) ระบบจะทำการสืบค้น และแสดงผลการสืบค้นบนหน้าจอครั้งละ 12 รายการ พร้อมทั้งบอกจำนวนรายการที่ค้นได้
4) หากต้องการได้รายละเอียดโดยย่อของรายการใด ให้คลิกเม้าส์ที่รายการที่ต้องการ ระบบจะแสดงรายละเอียดของรายการดังกล่าว ซึ่งจะประกอบไปด้วยชื่อเรื่อง ชื่อผู้รับผิดชอบ และปีพิมพ์
5) หากต้องการได้รายละเอียดที่สมบูรณ์ของรายการใด ให้คลิกเม้าส์ที่รายการที่ต้องการระบบจะแสดงรายละเอียดที่สมบูรณ์ของรายการนั้นๆ หากเป็นหนังสือหรือโสตทัศนวัสดุรายละเอียดที่ได้ประกอบด้วย เลขเรียกหนังสือ สถานที่ที่มีทรัพยากรสารสนเทศนั้น รายละเอียดทางบรรณานุกรม สถานภาพของหนังสือ ว่ามีกี่เล่ม มีอยู่ที่ใด อยู่บนชั้นหรือมีผู้ยืมไป ถ้ามีผู้ยืมจะบอกวันที่กำหนดส่งคือ (date due) หากเป็นบทความวารสาร ระบบจะแสดงผลการสืบค้นเป็นรายการย่อ ซึ่งประกอบด้วย ชื่อบทความ ชื่อวารสาร ปีที่ ฉบับที่ และปีพิมพ์ ของวารสารที่ตีพิมพ์บทความนั้น รวมทั้งบอกด้วยว่าห้องสมุดมีวารสารนั้นตั้งแต่ปีใดถึงปีใด




ข้อมูลที่ได้จากการสืบค้นด้วย OPAC
1. ข้อมูลบรรณานุกรม (Bibliographic description) ประกอบด้วย
 ชื่อผู้แต่ง (Author) อาจเป็นชื่อบุคคลหรือหน่วยงาน
 ชื่อเรื่อง (Title) ของหนังสือ , ชื่อวารสาร , รายงานวิจัย , วิทยานิพนธ์ , โสตทัศนวัสดุ
 พิมพ์ลักษณ์ (Imprint) ประกอบด้วยครั้งที่พิมพ์ (Edition) สถานที่พิมพ์ (Place) ได้แก่ เมืองและประเทศ , สำนักพิมพ์ (Publisher) และปีที่พิมพ์ (Year of publication)
 สถานภาพ (Status) สถานภาพของทรัพยากรสารสนเทศ มีหลายลักษณะได้แก่มีการยืมออกก็จะระบุวันกำหนดส่ง เช่น Due 12-06-04 , อยู่บนชั้น (Check shelves) อยู่ระหว่างการซื้อ (On order) , อยู่ระหว่างการจัดหมู่และทำรายการ (Cataloguing) , อยู่ระหว่างการซ่อมแซม (Repair) , ใช้ภายในห้องสมุด (Libuse only) , พร้อมให้บริการ
 เลขเรียกหนังสือ (Call number) เป็นสัญลักษณ์ที่ใช้แทนทรัพยากรแต่ละรายการหากเป็นสิ่งพิมพ์จะติดไว้ที่สันหนังสือ เป็นข้อมูลที่มีความสำคัญที่ผู้ใช้ห้องสมุดต้องจดเพื่อไปหาหนังสือบนชั้น เนื่องจากหนังสือในห้องสมุดมีการเรียงตามเลขหมู่ แต่สำหรับวารสาร ห้องสมุดไม่มีการกำหนดเลขหมู่ให้
 รูปเล่ม (Description) บอกข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนหน้า ภาพประกอบ และขนาด
 หมายเหตุ (Note) เป็นการระบุข้อมูลของทรัพยากรเพิ่มเติม เช่น มีข้อมูลบรรณานุกรม
 สถานที่ (Location) เป็นการบอกว่าทรัพยากรรายการนั้นอยู่ที่ห้องสมุดใด
 หัวเรื่อง (Subject) เป็นการระบุคำหรือกลุ่มคำที่ใช้แทนเนื้อหาของทรัพยากร มีประโยชน์ในแง่ช่วยให้ผู้ใช้สามารถหาสารสนเทศได้มากยิ่งขึ้น
 เลขมาตรฐาน (ISBN) เป็นเลขมาตรฐานสากลประจำหนังสือแต่ละรายการ


วิธีการหาหนังสือในห้องสมุด


เมื่อนักศึกษาสืบค้นข้อมูลบรรณานุกรมได้แล้ ต้องจด Call No. เพื่อไปหาหนังสือบนชั้นในห้องสมุดที่จัดเก็บหนังสือเล่นนั้น โดยต้องดูสถานภาพของหนังสือด้วยว่าอยู่บนชั้นพร้อมให้บริการ สามารถยืมออกได้หรือไม่ หนังสือจะเรียงลำดับตามเลขเรียกหนังสือ จากหมวด A ไปหมวด Z และจากเลขน้อยไปหาเลขมาก โดยเรียงบนชั้นจากซ้ายไปขวา และจากชั้นบนลงชั้นล่าง


2. ข้อมูลดรรชนีๆวารสาร (periodica Index) ของบทความในวารสารภาษาไทย ประกอบด้วย


 ชื่อผู้แต่ง (Author) อาจเป็นชื่อบุคคลหรือหน่วยงาน
 ชื่อเรื่อง (Title) เป็นชื่อบทความวารสาร
 ปี (Year) ได้แก่ ปีพิมพ์ของวารสาร
 ชื่อห้องสมุดที่บอกรับวารสารชื่อนั้น ๆ (Library that have this journal ) บอกข้อมูลเกี่ยวกับห้องสมุดและปีที่ ฉบับที่ของวารสารที่ห้องสมุดบอกรับ
 สถานที่ (Location) บอกข้อมูลเกี่ยวกับชื่อวารสาร ปีที่ ฉบับที่ เดือน ปี และเลขหน้าที่ปรากฏบทความ
 เลขมาตรฐานสากลประจำวารสาร (ISSN)
 หัวเรื่อง ๆ(Subject) เพื่อใช้ในการสืบค้น


วิธีการหาบทความวารสารภาษาไทย


การจัดเก็บวารสารภาษาไทยในห้องสมุด เรียงตามลำดับตัวอักษรของชื่อวารสารจาก อักษร ก – ฮ เมื่อพบว่าบทความ ที่ต้องการอยู่ในวารสารชื่อใด ต้องจดปีที่ ฉบับที่ ที่ปรากฏบทความ เพื่อไปหาวารสารฉบับนั้นบนชั้น

2.2.2 ฐานข้อมูลออนไลน์ (Online Database) เป็นแหล่งรวบรวมสารสนเทศอย่างเป็นระบบ เพื่อความสะดวกในการจัดเก็บและค้นคืนสารสนเทศ ให้รายละเอียดทางบรรณานุกรม บทคัดย่อและหรือเนื้อหาเต็ม (Full-text) เอกสารอ้างอิง ของสิ่งพิมพ์ประเภทต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นหนังสือ บทความวารสาร งานวิจัย วิทยานิพนธ์ ฯลฯ เช่น ฐานข้อมูล CINAHL Plus with fulltext , ProQuest, Medline ฯลฯ